قسم الشؤون المالية والإدارية هو العصب الحيوي لرئاسة جامعة الفراهيدي، حيث يُعد من أهم أقسام الجامعة الأخرى لما لهُ من دور هام في صناعة القرارات التي تصورها القيادة الإدارية، وأن وظيفة هذا القسم مرتبطة ارتباط مباشر بالسياسة العامة للجامعة فيما يتعلق باستثمار مواردها البشرية والمادية عبر الكادر التخصصي أو المتخصص في رسم السياسة المالية للجامعة، وإعداد الدراسات لتجسيد أداء المهام الموكلة على عاتق هذا القسم للوصول إلى أفضل وأنجح النتائج في تنظيم وإعداد الموازنة السنوية (طويلة وقصيرة الأمد)، وتهيئة الحسابات الختامية وتغطية جميع المسائل المالية (مصروفات، حسابات، ضرائب، نفقات، رواتب، خدمات أخرى)، وصياغتها ومن ثم النظر فيها واتخاذ القرار حسب الصلاحيات الإدارية.

العمل على تحليل ودراسة البيانات المالية وتحويلها إلى نمط معلوماتي ينتفع منه في تحديد الصعوبات وتقييم الاحتياجات، ضمن الخطة المالية السنوية عبر إعداد الموازنة المتعلقة بالإيرادات والمصاريف والضرائب لتحديد أفضل استثمار لرؤوس الأموال والموارد البشرية ضمن الاستراتيجية العامة للجامعة في اختيار أفضل السبل والوسائل المتاحة لتنفيذ النشاطات والمهام.

متابعة ورفع تقارير المصروفات السنوية، وإعداد الحساب الختامي، وأيضاً متابعة حركة الأموال (المصروفات) الصادرة والواردة المستوفية عن الأنشطة المختلفة، والقيام بتنظيم حركة السيولة النقدية وفق التشريعات القانونية والقرارات المالية، ومن المهم أيضاً وضع مقترحات لازمة لتنمية الإيرادات الذاتية أو دراسة تحصيل الإيرادات، ومن الأمور البالغة الأهمية التي يتطلب القيام بها هي اعداد دراسات الجدول للمبالغ المالية المصروفة للعمل وتمويل المشاريع والقيام بعد ذلك بتخصيص الموارد المالية وفقاً للموازنة (الميزانية) المعتمدة، كل هذه التفاصيل تتم من خلال اعداد مشروع الميزانية السنوية بناءً على الخطة الاستراتيجية بمشاركة الوحدات التنظيمية الأخرى.

_توفير كافة المستلزمات الخدمية، وتذليل كافة الصعوبات للكليات وأقسام رئاسة الجامعة من أجل رفع المستوى العلمي للطلبة والتدريسيين من خلال المحاضرات النظرية والساعات العلمية في المختبرات والدورات التدريبية والمشاركات في المؤتمرات والندوات. _المساهمة في رسم الخطط لضمان تحقيق أهداف الجامعة الطويلة والقصيرة الأمد. _تقديم تقارير تساعد الإدارة العليا من اجل اتخاذ القرارات المناسبة من خلال الأرقام وهذا ما يسمى بالإدارة بالاستثناء. _تحديد الانحرافات عن المخطط بعد التنفيذ، ومساعدة الإدارة العليا في تحديد الإجراءات المناسبة لمعالجتها وتصحيحها.

_توزيع المهام بين الموظفين العاملين في القسم لتسيير العمل. _الإشراف على أداء العمل في القسم ومتابعة نشاطات العاملين. _اقتراح توجيه كتب الشكر والتقدير للعاملين المتميزين والمبدعين. _التوصية بمنح علاوات الترفيع والترقية من درجة إلى أخرى للعاملين في القسم. _تمثيل القسم في الندوات والمؤتمرات العلمية والفنية ضمن نطاق تخصص القسم. _توزيع المهام والمسؤوليات بين منتسبي القسم وبما يساعد على تطوير أداء العمل وتحسينه ضمن المحدد. _تقييم أداء العاملين في القسم ورفعه إلى رئاسة الجامعة. _التوصية بإناطة مهام القسم إلى أحد منتسبيه في حالات تمتع مدير القسم بالإجازات الاعتيادية والمرضية والإيفاد. _أية صلاحيات أخرى يخوله إياها مسؤوله المباشر.

قسم الشؤون الإدارية والمالية هو من الاقسام التابعة لمكتب مساعد رئيس الجامعة للشؤون الادارية، والذي يتألف من شعبتين _شعبة الموارد البشرية _شعبة الحسابات

والتي تتألف من ثلاث وحدات أساسية كما موضح في الهيكل أدناه: _ وحدة التدريسيون والموظفين _ وحدة البريد والحفظ _ وحدة الملفات والأرشفة

لا يمكن للهيكل الإداري أن يتشكل إلا بوجود المورد البشري، وعلى هذا الأساس لابد من ضابط ومنظم للسلوك البشري للخروج بنتائج مثمرة، ويصب دور مدير شعبة الموارد البشرية في توجيه الموظفين والاشراف على أعمالهم، وارشادهم حسب القوانين المعمول بها والتعليمات والأوامر الإدارية النافذة لديمومة وتعزيز القدرات، واستثمار الموظفين بالشكل الأمثل، واقتراح وإعداد الدورات التدريبية التي تؤهل الموظفين لتسنم المناصب أو لبناء قدراتهم في المسائل كافة.

من المسائل التي تسعى هذه الشعبة إلى ارسائها وتحقيقها هي اعداد قاعدة بيانات لكافة الموظفين والتدريسيين في الجامعة، ويتم ذلك عن طريق وضع مخطط لتطوير الكادر الإداري الجامعي، والعمل ضمن الضوابط الإدارية المسموح بها داخل الجامعة، إضافة إلى محاولة الاستفادة القصوى من الكوادر الموجودة باستخدام أفضل التقنيات الحديثة المتوفرة لكي يتم تسيير كافة المعاملات والإجراءات الإدارية.

لا تقل شعبة الموارد البشرية قيمة عن باقي الشعب والاقسام، وذلك لكونها تهتم بكافة الشؤون المتعلقة بمنتسبي جامعة الفراهيدي من تدريسيين وموظفين، وإن ضبط ملاكات الجامعة يعود بفائدة كبيرة جداً في السيطرة على العمل الإداري كالتعيينات، النقل، الخدمات، الترفيعات، وإعادة التعيين وغيرها من الأمور الإدارية التي تعنى بها الشعبة بحسب القوانين والتعليمات النافذة والضوابط الملحقة بها.

تحديد المؤهلات والوصف الوظيفي لكافة المناصب، إضافة إلى (ترشيح \ توظيف \ مقابلة المتقدمين للوظيفة)، وأيضاً تقييم نقاط الضعف ومكامن القوة، ومن المسائل المهمة إعداد الخطط الاستشارية ومتابعة تطبيقها، وأخيراً القيام بتوفير الخدمات الإدارية المتنوعة (منح الإجازات، تمثيل القسم والمؤتمرات وغيرها من الأمور الإدارية ضمن الصلاحيات المسموحة).

_توزيع المهام بين الموظفين العاملين في الشعبة لتسيير العمل. _الاشراف على أداء العمل في الشعبة ومتابعة نشاطات العاملين. _اقتراح توجيه كتب الشكر والتقدير للعاملين المتميزين والمبدعين. _التوصية بمنح علاوات الترفيع والترقية من درجة إلى أخرى للعاملين في الشعبة. _تمثيل الشعبة في الندوات والمؤتمرات العلمية والفنية ضمن نطاق تخصص الشعبة. _توزيع المهام والمسؤوليات بين منتسبي الشعبة وبما يساعد على تطوير أداء العمل وتحسينه ضمن الموعد المحدد. _تقييم أداء العاملين في الشعبة ورفعه إلى رئاسة الجامعة. _التوصية بإناطة مهام الشعبة إلى أحد منتسبيها في حالات تمتع مسؤول الشعبة بالإجازات الاعتيادية والمرضية والإيفاد. _أية صلاحيات أخرى يخوله إياها مسؤوله المباشر.

والتي تتألف من ثلاث وحدات أساسية كما موضح في الهيكل أدناه: _ وحدة المخازن _ وحدة السجلات والرواتب _ وحدة الصندوق

_تهدف الشعبة إلى تضخيم الإيرادات لغرض معالجة الاختناقات التي تحصل، وكذلك تفعيل دور العاملين في كافة الأنشطة التعليمية ومن خلال توزيع الحوافز السنوية. _تسجيل وتبويب وتحليل العمليات الجارية للإيرادات والمصاريف. _السيطرة على الإيرادات والمصاريف. _اعداد الميزانية المالية نهاية كل سنة لمعرفة المركز المالي للصندوق.

_مسك سجل المقبوضات، حيث يقوم محاسب الصندوق بالواجبات الآتية: • قبض المبالغ التي ترد إلى الصندوق بموجب وصولات قبض معتمدة لهذا الغرض. • تسجيل المبالغ المقبوضة بحسب مفرداتها في سجل المقبوضات وعلى أساس الأرقام المتسلسلة للدفتر. • تسليم المبالغ المقبوضة النهائية إلى المصرف المعتمد لحساب الصندوق. _مسك سجل المدفوعات الذي يثبت فيه مستند الصرف حسب تاريخه. _مسك سجل الاستخدامات الذي يثبت فيه مستند القيد حسب نوع الصرف. _مسك سجل اليومية العامة الذي ترحل إليه قيود الغلق والتسويات القيدية وتسويات السلف. _مسك مطابقة كشف البنك \ مطابقة الحساب الجاري مع كشف المصرف وإعداد الخلاصة بموجب النظام المحاسبي الموحد. _مسك سجل حسابات الدراسة المسائية. _مسك سجل حسابات آلية التعاون.

هي وحدة تابعة إدارياً إلى شعبة الحسابات، حيث يقوم أمين المخزن باستلام المواد وإدخالها مخزنياً وبشكل أصولي بعد اكتمال الموافقات الرسمية لعملية الإدخال، وكذلك الأمر عند عملية الإخراج عند طريق تنظيم مستندات الإخراج والإدخال المخزني. وأيضاً يقوم أمين المخزن بترحيل المواد المستلمة بموجب المستندات أعلاه وحسب الترتيب المحاسبي لها.